Jak zwolnić pracownika?

Decyzja o zwolnieniu pracownika jest decyzją, która często budzi wiele wątpliwości i obaw. Decyzja ta jest trudna zarówno na gruncie prawnym jak i organizacyjnym. Jeśli już zdecydujemy się zakończyć współpracę z danym pracownikiem, należy wiedzieć w jaki sposób skutecznie można rozwiązać z nim stosunek pracy. Kancelaria oferuje pełne wsparcie i przygotowanie każdego zwolnienia pracownika lub pracowników.

Sposoby rozwiązania umowy o pracę

Zgodnie z art. 30 kodeksu pracy umowa o pracę rozwiązuje się: 

  1. na mocy porozumienia stron; 
  2. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem); 
  3. przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – tzw. zwolnienie dyscyplinarne);
  4. z upływem czasu, na który została zawarta. 

Porozumienie stron jest dwustronną czynnością prawną, na mocy której obie strony zgadzają się na zakończenie stosunku pracy. Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienie stron może być dokonane w stosunku do każdej umowy i zawsze – potrzebne jest tylko zgodne oświadczenie woli pracodawcy i pracownika. 

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem stanowi jednostronne oświadczenie woli złożone przez pracownika lub pracodawcę drugiej stronie umowy, które powoduje rozwiązanie tej umowy wraz z upływem okresu wypowiedzenia. 

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia stanowi jednostronną czynność prawną, która powoduje bezzwłoczne ustanie umowy w chwili, w którym oświadczenie woli dotarło do adresata w taki sposób, że mógł się on zapoznać z jego treścią. Z takiego sposobu rozwiązania stosunku pracy może skorzystać zarówno pracownik jak i pracodawca, przy czym kodeks pracy wprowadza ograniczenia dopuszczalności takiego sposobu rozwiązania umów o pracę. 

Rozwiązanie umowy o pracę z upływem terminu, na który została zawarta dotyczy ustania terminowych umów o pracę: umowy na czas określony oraz umowy na okres próbny. 

Jak skutecznie składać oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy? 

O ile rozwiązanie stosunku pracy przez porozumienie stron może być dokonane w dowolnej formie (choć zachowanie formy pisemnej jest rekomendowane z uwagi na charakter dowodowy), to zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu pracy, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Oznacza to, że zarówno pracownik jak i pracodawca, w przypadku zdecydowania się na zakończenie współpracy w jednej z tych form, powinni złożyć swoje oświadczenia na piśmie.

1. Oświadczenie na piśmie

Należy zaznaczyć, iż forma pisemna została zastrzeżona bez rygoru nieważności, co oznacza, iż nawet niezachowanie tej formy i złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy bez wymaganej formy jest skuteczne. Jednakże, takie oświadczenie pozostaje wadliwe. Z tego powodu, jeżeli takie wadliwe wypowiedzenie złoży pracodawca, pracownik może żądać przywrócenia do pracy lub odszkodowania, zgodnie z regulacjami kodeksu pracy. Sąd Najwyższy jednoznacznie stwierdził, że: “Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 KP). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.”.  (Wyrok SN z dnia 5 maja 2016 r., II UK 280/15)

2. Chwila złożenia oświadczenia

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zostaje złożone z chwilą, gdy dotrze do drugiej strony w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią. Dlatego też odmowa przez pracownika przyjęcia pisma wypowiadającego umowę nie ma znaczenia dla skuteczności tego wypowiedzenia, o ile pracownik mógł z treścią oświadczenia się zapoznać.

W przypadku ewentualnego sporu, na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia, że pracownik miał możliwość zapoznania się z wręczonym mu oświadczeniem, ale z własnej woli z takiej możliwości nie skorzystał. Z uwagi na to, istotne jest aby w chwili wręczania pracownikowi pisma wypowiadajacego lub rozwiązującego umowę bez wypowiedzenia obecne były co najmniej dwie osoby, które w razie sporu mogłyby zostać powołane przed sąd w charakterze świadków. Warto także sporządzać notatki służbowe, które będą opisywać przebieg spotkania, podczas którego wręczono takie pismo. 

3. Wysłanie pocztą

Pismo w sprawie wypowiedzenia może zostać również wysłane pocztą. W takim przypadku, oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy wywołuje skutki prawne z chwilą doręczenia. Należy podkreślić, że w sytuacji gdy pracownik nie odbiera przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy, dwukrotne jej awizowanie stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią

4. Przyczyna wypowiedzenia

Zgodnie z art. 30 § 4 kodeksu pracy, w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna zostać wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. Naruszeniem tego przepisu będzie także wskazanie przyczyny w sposób zbyt ogólny lub podanie przyczyny nierzeczywistej. 

5. Pouczenie o przysługujących prawach

Ponadto, w oświadczeniu pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy powinno zostać zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Jednak brak takiego pouczenia nie powoduje nieważności lub nieskuteczności oświadczenia woli pracodawcy, a jedynie możliwość złożenia przez pracownika wniosku o przywrócenie terminu do złożenia pozwu, zgodnie z art. 265 kodeksu pracy.

Maciej Żakiewicz Adwokat w Warszawie.

Maciej Żakiewicz

Radca Prawny, Wspólnik

więcej

Zagadnienia praktyczne dot. zwolnień pracowników